Onalar Docs
Menu dokumentasi

Pembelian

Modul Pembelian mengatur cara Onalar membeli barang dan jasa dari pihak luar, mulai dari membuat Purchase Order (PO), menerima barang, mencatat Tagihan Supplier, melakukan Pembayaran, sampai Retur Pembelian. Setiap dokumen saling tersambung sehingga seluruh proses bisa ditelusuri dari awal sampai akhir.

Halaman ini ditulis untuk purchasing, gudang, dan finance. Mulailah dari memahami tiga jenis PO, lalu telusuri rantai dokumen yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Tiga jenis PO

PO dibuat dari satu halaman buat dengan tiga pilihan jenis. Anda memilih jenis yang sesuai sebelum mengisi detail, dan pilihan itu menentukan rantai dokumen berikutnya.

  • PO Barang — membeli barang untuk stok Anda sendiri ke supplier.
  • PO Barang dari SO PD — order penjualan dropship/indent (SO PD) yang membutuhkan pembelian ke supplier terlebih dahulu.
  • PO Jasa Armada — membeli jasa angkut dari vendor transport (bukan membeli barang).

Kapan armada masuk PO

Penting dibedakan antara armada internal dan armada vendor:

  • Armada internal (kendaraan/sopir milik sendiri) BUKAN PO. Cukup dicatat sebagai "Armada Terkait" pada dokumen, tanpa membuat PO.
  • Armada vendor/eksternal dibuatkan PO Jasa Armada tersendiri. Tujuannya agar tagihan barang dan tagihan angkut tidak tercampur dalam satu dokumen.

Siapa mengerjakan apa

Secara umum, pembelian barang melibatkan purchasing, gudang, dan finance. Berikut alur tanggung jawabnya dari pesan sampai bayar.

PO Barang

PO Barang dipakai saat Anda membeli barang untuk stok sendiri. Setelah PO dibuat, barang diterima lewat Penerimaan Barang, lalu ditagih dan dibayar.

Keputusan yang diisi operator saat membuat PO Barang:

  1. Supplier — pilih supplier tujuan pembelian.
  2. Tanggal dan termin — tanggal PO dan termin pembayaran yang disepakati.
  3. Baris barang — item, satuan, jumlah, dan harga yang dipesan.
  4. Biaya pembelian (opsional) — biaya tambahan terkait pembelian bila ada.
  5. Metode Pemenuhan Supplier (opsional) — pilihan cara barang dipenuhi: Normal, Jemput Internal, atau Vendor Cargo.

Ketentuan PO Barang:

  • Penerimaan Barang (Packing Slip) adalah langkah yang memasukkan stok ke gudang, bukan saat PO dibuat.
  • Tagihan dan pembayaran mengacu pada PO dan penerimaannya, sehingga jumlah yang ditagih cocok dengan yang benar-benar diterima.

PO Barang dari SO PD

Jenis ini dipakai saat ada order penjualan PD (dropship/indent) yang harus dibeli dulu ke supplier. Berbeda dari PO Barang biasa, di sini Anda memilih SO PD lebih dulu — sebelum supplier.

Langkah dan perilaku sistem:

  1. Pilih SO PD dulu. Sumber PO ini adalah SO PD, jadi dipilih sebelum yang lain.
  2. Sistem menampilkan konteks SO. Setelah SO PD dipilih, sistem menampilkan customer, supplier, tanggal dan nilai SO, serta baris sumbernya.
  3. Supplier terisi otomatis dari SO PD.
  4. Item, satuan, dan jumlah terkunci mengikuti SO PD agar pembelian sesuai dengan yang dijanjikan ke customer.
  5. Harga prefilled dari PO terakhir untuk item dan satuan yang sama, namun masih bisa disesuaikan bila harga supplier berubah.

Variasi pemenuhan fisik (cara barang sampai):

  • Drop Shipment — supplier mengirim langsung ke customer.
  • Ambil di Supplier — barang diambil di tempat supplier.
  • Jemput Internal / Vendor Cargo — barang dijemput dengan armada internal atau lewat vendor cargo.

Karena item dan jumlah terkunci dari SO PD, perubahan kebutuhan harus dilakukan dari sisi SO PD, bukan dengan mengubah baris di PO ini.

PO Jasa Armada

PO Jasa Armada dipakai untuk membeli jasa angkut dari vendor transport. Karena tidak ada barang fisik yang masuk gudang, tidak ada Packing Slip. Tagihan dibuat langsung dari PO Jasa Armada.

Yang diisi pada PO Jasa Armada:

  1. Vendor angkut — vendor transport yang dipakai.
  2. Item jasa — jenis jasa angkut yang dibeli.
  3. Konteks transport — rute, kendaraan, dan plat nomor.
  4. Biaya dan termin — nilai jasa dan termin pembayaran.
  5. Link dokumen sumber (opsional) — kaitkan ke dokumen terkait seperti PO Barang, SO PD, PK, atau dokumen pengiriman, agar konteks angkutnya jelas.

Ketentuan PO Jasa Armada:

  • Tanpa Penerimaan Barang. Tidak ada stok fisik, jadi langkah Packing Slip dilewati.
  • Tagihan langsung dari PO. Tagihan Supplier dibuat langsung dari PO Jasa Armada, lalu dibayar seperti tagihan lainnya.
  • Tagihan terpisah dari barang. Memisahkan jasa angkut menjaga agar biaya angkut tidak tercampur dengan tagihan barang.

Tagihan Supplier

Tagihan Supplier (faktur supplier) adalah dokumen utang Anda kepada supplier atas barang yang diterima atau jasa yang dibeli.

Tagihan dibuat dari salah satu sumber:

  • Barang dari Penerimaan — menagih barang yang sudah diterima lewat Packing Slip.
  • Jasa Armada — menagih PO Jasa Armada.

Yang diisi dan dicek operator:

  1. Tanggal, jatuh tempo, dan nomor faktur supplier.
  2. Cek baris — pastikan jumlah, harga, satuan, dan PPN per baris sudah benar.
  3. Diskon Tagihan (header) — potongan tingkat dokumen, dalam nominal atau persen. Tidak boleh negatif dan tidak boleh melebihi subtotal.
  4. Biaya Tambahan (header) — biaya tingkat dokumen, misalnya ongkos kirim.
  5. Pilihan Faktur Pajak — bila Ya, PPN per baris dikenakan pajak; bila Tidak, PPN menjadi 0.

Alur penyelesaian:

  • Simpan sebagai Draft lebih dulu, lalu Terbitkan Tagihan bila sudah benar.
  • Tagihan Draft tidak bisa dibayar. Pembayaran baru mungkin setelah tagihan diterbitkan.

Pembayaran Supplier

Pembayaran Supplier mencatat pelunasan tagihan ke supplier. Pembayaran hanya bisa dilakukan untuk tagihan yang sudah Terbit atau Dibayar Sebagian.

Ketentuan pembayaran:

  1. Status tagihan. Hanya tagihan Terbit atau Dibayar Sebagian yang bisa dibayar.
  2. Penuh atau sebagian. Tagihan boleh dibayar penuh maupun sebagian.
  3. Banyak faktur dari supplier sama. Satu pembayaran bisa menutup beberapa faktur dari supplier yang sama, dengan alokasi top-down (faktur teratas dilunasi lebih dulu).
  4. Beda supplier tidak digabung. Faktur dari supplier berbeda tidak bisa dibayar dalam satu pembayaran.
  5. Metode bayar. Transfer dan QRIS wajib memilih rekening bank; pembayaran tunai tidak memerlukan rekening bank.

Retur Pembelian & Nota Debit

Retur Pembelian dipakai saat barang dikembalikan ke supplier. Retur dimulai dari Tagihan Supplier yang masih memiliki jumlah yang bisa diretur. Yang mengurangi utang adalah Nota Debit (Debit Note) setelah disetujui, bukan saat retur disimpan.

Langkah retur pembelian:

  1. Mulai dari Tagihan Supplier. Pilih tagihan yang masih punya jumlah bisa diretur.
  2. Isi gudang asal. Form retur meminta gudang asal barang yang dikembalikan.
  3. Simpan retur. Menyimpan retur tidak memindahkan stok dan tidak mengurangi utang.
  4. Posting Barang Keluar. Stok keluar baru terjadi saat Posting Barang Keluar lewat Workspace > Barang Keluar > Retur Supplier.
  5. Buat Draft Debit Note. Setelah barang keluar, buat draft nota debit.
  6. ACC Debit Note. Utang baru berkurang setelah Nota Debit disetujui (ACC).

Status retur pembelian:

  • waiting_warehouse — retur sudah disimpan, menunggu posting barang keluar.
  • posted — barang sudah keluar dari gudang.
  • cancelled — retur dibatalkan.

Ketentuan retur:

  • Dua langkah berbeda. Mengeluarkan stok (Posting Barang Keluar) dan mengurangi utang (ACC Debit Note) adalah aksi yang terpisah.
  • Urutan wajib. Stok harus diposting keluar lebih dulu sebelum nota debit bisa diselesaikan.

Halaman ini menjelaskan alur operasional. Detail akuntansi internal tidak dibahas di dokumentasi publik.